Audit des documents existants
RAIVO identifie les documents à indexer en priorité : ceux qui génèrent le plus de questions répétées, et vérifie leur format et leur niveau de mise à jour.
IA & automatisation
Un assistant IA qui répond à partir de vos documents
La bonne réponse existe déjà quelque part dans vos documents. Encore faut-il la retrouver sans y passer vingt minutes.
RAIVO conçoit des assistants IA qui répondent à vos équipes en s'appuyant sur vos documents internes (procédures, contrats, documentation produit), avec la source citée à chaque réponse, plutôt qu'un système qui invente une réponse plausible.
Définition
Qu'est-ce qu'un assistant IA documentaire, concrètement
Un assistant IA documentaire recherche l'information dans vos documents avant de répondre, puis formule une réponse fondée uniquement sur ce qu'il y a trouvé, en citant la source. C'est ce qui le distingue d'un modèle générique qui répond à partir de ce qu'il a appris ailleurs.
Il répond à une question à la fois, pour un usage interne : il ne prend aucune décision, n'agit dans aucun outil, et ne s'adresse pas aux visiteurs d'un site. Ce sont des rôles distincts, traités par d'autres pages de RAIVO (agents IA, chatbot pour site web).
Pour qui
Pour qui, et quand est-ce utile
Cette solution convient aux équipes qui reposent sur une documentation abondante mais dispersée, et où les mêmes questions reviennent régulièrement, par manque de temps pour aller chercher la bonne procédure ou la bonne clause.
Elle est particulièrement utile pour les périodes de forte rotation d'équipe (saisonnalité, croissance rapide), où une nouvelle recrue doit retrouver seule une information qu'un collègue expérimenté connaît par cœur.
Méthode
Ce que RAIVO met en place, étape par étape
La mise en place suit un déroulé en quatre temps : audit des documents existants, indexation et structuration, intégration à un canal d'accès, puis formation et suivi de la mise à jour.
En résumé : une question est posée, l'assistant recherche l'information dans les documents indexés, formule une réponse en citant sa source, et laisse la possibilité de vérifier le document d'origine en cas de doute.
Indexation et structuration
Les documents sont découpés et indexés pour que l'assistant puisse retrouver le passage pertinent plutôt que de renvoyer un document entier à parcourir.
Intégration à un canal d'accès
Connexion à l'outil déjà utilisé par l'équipe (Slack, Teams) ou mise à disposition via une interface web dédiée, selon les habitudes de travail existantes.
Formation et mise à jour continue
Formation de l'équipe à l'usage et aux limites de l'assistant, et mise en place d'un rythme de réindexation pour que les réponses restent fondées sur des documents à jour.
Cas d'usage
Exemples de cas d'usage
Des exemples génériques, pas des cas clients.
Questions RH et procédures internes
À titre d'exemple : un collaborateur demande la marche à suivre pour poser un congé ou déclarer une note de frais, et obtient la procédure exacte en vigueur, sourcée.
Aide à la réponse commerciale
À titre d'exemple : un commercial retrouve en quelques secondes la caractéristique exacte d'un produit ou d'une offre, sans interrompre un collègue pour lui demander.
Recherche dans les contrats
À titre d'exemple : retrouver une clause précise dans un contrat fournisseur ou des conditions générales, sans relire l'intégralité du document à chaque fois.
Intégration de nouveaux collaborateurs
À titre d'exemple : une nouvelle recrue pose ses questions directement à l'assistant pendant ses premières semaines, sans attendre la disponibilité d'un collègue à chaque interrogation.
Outils
Outils utilisés
RAIVO construit ses assistants documentaires avec les modèles d'IA généralistes (ChatGPT, Claude, Gemini), associés à une indexation qui limite la recherche aux seuls documents fournis.
Le choix du modèle et du mode d'indexation dépend du volume de documents et des contraintes de confidentialité de l'entreprise, discutés au cadrage plutôt qu'imposés par défaut.
Limites
Limites et prérequis
Un assistant documentaire ne répond bien que sur ce qui a été indexé et tenu à jour : des documents obsolètes ou incomplets produisent des réponses obsolètes ou incomplètes, avec la même assurance apparente.
Deux prérequis conditionnent la réussite du projet : des documents déjà écrits quelque part (l'assistant ne rédige pas de procédure inexistante) et une personne capable de maintenir l'index à jour dans la durée. Sans l'un des deux, RAIVO le signale avant de démarrer.
Déroulé
Déroulé et délais indicatifs
Sur un périmètre de documents restreint et déjà organisé, l'audit et l'indexation prennent généralement une à deux semaines, suivis de l'intégration au canal d'accès choisi et d'une phase de test avec l'équipe.
Un périmètre plus large, avec des documents dispersés dans plusieurs outils, demande davantage de temps de préparation avant l'indexation elle-même.
Proposition chiffrée sous 48h, périmètre et tarif clairs.
À Toulouse
Assistant IA documentaire à Toulouse
RAIVO n'a pas de bureau recevant du public : les échanges de cadrage se font sur site dans l'agglomération toulousaine ou à distance, selon la préférence de l'entreprise.
Pour les entreprises de Toulouse et des communes voisines (Toulouse, Blagnac, Colomiers, Balma, Labège, Tournefeuille, Ramonville, L'Union, Muret), un premier échange en présentiel reste possible pour cadrer le périmètre de documents à traiter.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Les réponses aux questions les plus posées avant de se lancer.
C'est le risque de tout système fondé sur un modèle de langage. RAIVO limite ce risque en configurant l'assistant pour qu'il réponde uniquement à partir des documents indexés et cite sa source, plutôt que de compléter par ce qu'il croit savoir par ailleurs.
L'assistant documentaire répond à vos équipes, en interne, à partir de vos documents. Le chatbot pour site web répond aux visiteurs de votre site, à partir de son contenu public. Les deux reposent sur une logique proche, pour un public différent.
Non. L'assistant vient lire les documents là où ils sont déjà stockés (Drive, Notion, serveur partagé) plutôt que d'imposer un nouvel outil de classement.
La fréquence de mise à jour de l'index est définie au cadrage selon le rythme de changement de vos documents : automatique à intervalle régulier, ou déclenchée manuellement après une modification importante.
Le périmètre des documents indexés et les droits d'accès à l'assistant sont définis avec vous avant toute mise en place. RAIVO ne promet pas un niveau de sécurité en soi : il dépend des choix retenus au cadrage et de l'hébergement du modèle utilisé.
Le plus souvent directement dans l'outil déjà utilisé (Slack, Teams) ou via une interface web dédiée. Le choix dépend des habitudes de l'équipe, pas d'une préférence technique par défaut.
Sur un périmètre de documents restreint et déjà organisé, un premier assistant peut être opérationnel en une à deux semaines. Un périmètre plus large demande davantage de temps de préparation des documents.
Il dépend du volume de documents à indexer, du nombre de sources à connecter et du canal d'accès choisi. RAIVO établit une proposition chiffrée sous 48h après un premier échange de cadrage.
L'audit initial permet de voir si vos documents sont prêts pour un assistant IA, avant tout engagement.
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