Cartographie des documents et outils
RAIVO observe quels documents reviennent le plus souvent, avec quels outils ils sont produits aujourd'hui, et où la ressaisie manuelle s'accumule.
IA & automatisation
Automatiser vos devis, factures et relances
Un devis qui traîne, une relance oubliée : le temps perdu sur ces tâches ne se voit qu'une fois compté.
RAIVO automatise les tâches administratives récurrentes des TPE et artisans, devis, factures, relances, saisie, en s'appuyant sur les outils déjà utilisés, pour que moins de choses reposent sur la mémoire de quelqu'un.
Définition
Qu'est-ce que l'automatisation administrative, concrètement
Il s'agit d'automatiser des tâches de gestion précises et répétitives : générer un document à partir d'informations déjà connues, envoyer une relance au bon moment, ou reporter une donnée d'un outil à l'autre sans la retaper.
Ce n'est ni un outil unique à installer, ni un agent qui prend des décisions à la place de l'entreprise : chaque automatisation reste délimitée à une tâche précise, avec un déclencheur clair (une date, un statut, une demande reçue).
Pour qui
Pour qui, et quand est-ce utile
Cette offre s'adresse aux TPE, artisans et cabinets qui gèrent eux-mêmes leurs devis, factures et relances, et qui sentent qu'une partie de leur temps administratif part dans des tâches identiques d'un client à l'autre.
Elle est particulièrement utile dès qu'un même document revient dans les mêmes circonstances (fin de chantier, échéance de paiement, relance à J+15), un signe que la tâche peut être déclenchée automatiquement plutôt que retenue de mémoire.
Méthode
Ce que RAIVO met en place, étape par étape
La mise en place suit un déroulé en quatre temps : cartographie des documents et outils existants, connexion aux outils de gestion, automatisation testée sur un cas réel, puis formation à l'usage quotidien.
En résumé : un événement (fin de chantier, échéance) déclenche la préparation du document, ses données sont vérifiées, il est généré ou envoyé, puis une relance part automatiquement si le document reste sans réponse.
Connexion aux outils de gestion
Branchement sur le logiciel de devis ou de facturation déjà utilisé, sans en changer, pour que les données circulent sans ressaisie.
Automatisation testée sur un cas réel
Avant généralisation, l'automatisation tourne sur un cas réel avec relecture, pour vérifier son comportement avant de la laisser fonctionner seule.
Formation à l'usage quotidien
Passation à la personne qui gère l'administratif au quotidien, pour qu'elle sache reconnaître un cas particulier à traiter à la main.
Un exemple
Un exemple de ce que ça donne : Toisé
Toisé est un concept conçu par RAIVO pour explorer le sujet du devis instantané pour les artisans du bâtiment : décrire un chantier à l'oral ou en photos, et obtenir un devis structuré et chiffré en quelques minutes.
Toisé n'est pas un outil déployé chez des clients : c'est une démonstration du principe, conçue et développée intégralement par RAIVO, sans utilisateur ni résultat à citer. Elle illustre la logique appliquée à l'automatisation de devis et de factures : partir d'une information déjà connue (un chantier décrit) pour produire directement un document exploitable, plutôt que de le ressaisir à la main.
Voir l'étude complète (brief, choix de design, stack) : la réalisation Toisé sur /realisations/ →
Cas d'usage
Autres cas d'usage
Des exemples génériques, pas des cas clients.
Relances d'impayés
À titre d'exemple : une facture qui dépasse son échéance déclenche automatiquement une relance, avec un ton qui se durcit si plusieurs relances restent sans réponse.
Saisie automatique
À titre d'exemple : les informations d'un devis accepté alimentent directement la facture correspondante, sans ressaisir les mêmes lignes une seconde fois.
Synchronisation facturation ↔ comptabilité
À titre d'exemple : chaque facture émise se retrouve automatiquement dans le tableau ou l'outil utilisé pour le suivi comptable, à jour sans export manuel.
Réglementation
Facturation électronique obligatoire : ce qui change
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent déjà les émettre sous ce format ; les TPE et micro-entreprises auront la même obligation d'émission à partir du 1er septembre 2027.
RAIVO n'est pas une plateforme agréée de facturation électronique et ne délivre aucune mise en conformité réglementaire à ce titre. RAIVO aide à préparer les process et à connecter les outils, comptabilité, facturation, archivage, pour que la bascule se fasse sans blocage le moment venu, en complément d'une plateforme agréée (PDP) ou du portail public de facturation.
Outils
Outils utilisés
RAIVO s'appuie sur votre outil de facturation existant, complété par Odoo ou Brevo selon le besoin, et par n8n pour faire circuler les données entre eux.
Le choix de connecter l'existant plutôt que d'imposer un nouvel outil limite le temps d'adaptation de l'équipe : le logiciel utilisé au quotidien ne change pas, seule la façon dont l'information circule autour change.
Limites
Limites et prérequis
L'automatisation ne corrige pas des données de départ incorrectes : un devis mal renseigné produira une facture automatique tout aussi incorrecte, plus vite.
Un point de relecture reste recommandé sur les documents envoyés à un client tant que l'automatisation n'a pas fait ses preuves, en particulier sur les montants. L'objectif est de réduire la charge de saisie et d'oubli, pas de supprimer tout regard humain sur ce qui part chez le client.
Déroulé
Déroulé et délais indicatifs
Automatiser une seule brique bien délimitée, comme les relances, se met généralement en place en quelques jours ; connecter plusieurs documents entre plusieurs outils demande davantage de temps de test.
Le calendrier dépend surtout du nombre d'outils à connecter et du niveau de relecture souhaité avant qu'un document parte chez un client.
Proposition chiffrée sous 48h, périmètre et tarif clairs.
À Toulouse
Automatisation administrative à Toulouse
RAIVO n'a pas de bureau recevant du public : les échanges se font sur site chez les TPE et artisans de l'agglomération toulousaine, ou à distance selon la préférence de chacun.
Le tissu d'artisans et de petites entreprises de Toulouse et des communes voisines (Toulouse, Blagnac, Colomiers, Balma, Labège, Tournefeuille, Ramonville, L'Union, Muret) gère très souvent devis et factures avec des outils simples, parfois sans connexion entre eux : un terrain favorable pour une première automatisation ciblée, sans tout changer d'un coup.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Les réponses aux questions les plus posées avant de se lancer.
Non. Votre logiciel de facturation ou de devis reste l'outil de référence : l'automatisation vient combler ce qui se fait encore à la main autour, comme la ressaisie entre outils ou l'envoi des relances.
Généralement non. RAIVO connecte l'outil déjà en place plutôt que d'en imposer un nouveau, sauf s'il n'expose aucune connexion technique exploitable, ce qui est vérifié dès le premier échange.
Oui. Chaque brique (devis, facturation, relances, saisie) peut être traitée indépendamment. Beaucoup de missions démarrent d'ailleurs par les relances, qui sont la tâche la plus vite rentabilisée.
Un point de relecture est prévu tant que l'automatisation n'a pas fait ses preuves sur la durée, en particulier pour tout document envoyé à un client. L'objectif est de réduire les oublis, pas de supprimer tout contrôle.
Un modèle pré-rempli demande encore de le retrouver, le compléter et l'envoyer à la main. L'automatisation enchaîne ces étapes à partir d'un déclencheur (une demande reçue, un chantier terminé), sans manipulation répétée.
Sur une tâche bien délimitée comme les relances, les premiers effets sont visibles dès les premières semaines d'utilisation. Une automatisation qui touche plusieurs documents demande davantage de temps de mise au point.
Non. RAIVO n'est pas une plateforme agréée de facturation électronique et ne délivre aucune mise en conformité réglementaire. RAIVO prépare vos process et connecte vos outils pour que le passage se fasse sans blocage, mais la conformité elle-même passe par une plateforme agréée ou le portail public de facturation.
Il dépend du nombre de documents concernés, du nombre d'outils à connecter et du niveau de relecture souhaité avant envoi. RAIVO établit une proposition chiffrée sous 48h après un premier échange de cadrage.
Un premier échange permet de voir quelle tâche administrative mérite d'être automatisée en priorité.
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Pour situer l'automatisation administrative dans l'offre complète.